Sistema de Control
de
Planillas de Pago
El presente
proyecto fue
realizado por los estudiantes de la Universidad
Católica de Honduras en la clase de
Desarrollo de Software.
Como mención honorifica, se agradece a
la Ingeniera encargada de impartir la
Lizeth Aracely Rodríguez por su guía,
instrucciones y acompañamiento en la
etapa de la elaboración del
sistema.
Versión:
1.0
Manual: Técnico
Participantes:
Onan Aguilera
Dulce Yaquelin Chirinos Sánchez
0801200120175
Diego Ismael Molina Flores
1201199800386
Denis Jared García Maldonado
0801200123122
Emerson Fernando Zapata Rivas
0801200210208
Fecha Elaboración:
8 de abril de 2022
Manual para el usuario
Primera Edición
COPAP
Cuadro de Contenido
PRESENTACIÒN
............................................................................................................................5
Generalidades del Sistema
...........................................................................................................7
Botones Generales Usados en el
Sistema
....................................................................................8
Ayudas del Sistema
....................................................................................................................13
El presente manual del usuario:
.............................................................................................13
Galería de Infografías: ............................................................................................................13
Requerimientos Técnicos del Sistema
........................................................................................15
Para adquirir COPAP necesitas contar con
los siguientes requerimientos: ............................15
Pantallas Principales:
..............................................................................................................16
Index:
.....................................................................................................................................16
Sobre Nosotros:......................................................................................................................18
Nuestro Sistema y Nuestros Módulos
....................................................................................18
Contáctanos: ..........................................................................................................................19
Pantalla de entrada
....................................................................................................................19
Login: ......................................................................................................................................20
Interfaz para Usuarios Autorizados del
Sistema: ........................................................................21
Inicio: ......................................................................................................................................21
Descripción de los componentes de Menú
lateral: ................................................................21
Galería de Infografías: ............................................................................................................22
Menú lateral: ..........................................................................................................................22
Pantallas de Entrada:
.................................................................................................................23
Formularios: ...........................................................................................................................23
Formulario para la creación de
empleados: ...........................................................................23
Creación de Planilla: ...............................................................................................................24
Creación de Nuevo Cargo
.......................................................................................................24
Agregar una Ciudad
................................................................................................................25
...............................................................................................................................................25
Creación de Nuevo Departamento:
........................................................................................25
Pantallas de Salida:.....................................................................................................................26
Mostrar Empleados: ..............................................................................................................26
Mostrar Cargos: ......................................................................................................................26
Mostrar Ciudades:
..................................................................................................................27
Mostrar Departamentos:
.......................................................................................................27
Pasos para Salir del Sistema:
......................................................................................................28
Uso de la Aplicación:
..................................................................................................................30
Diagrama Conceptual General de
Funcionamiento:
...................................................................30
FUNCION DEL FORMULARIO INGRESO DE
SISTEMA ...........................................................30
FUNCION DEL FORMULARIO MENU
...........................................................................................31
FUNCION DEL FORMULARIO DE CREACION DE
PLANILLA
..........................................................32
FUNCION DEL FORMULARIO DE PLANILLA
.................................................................................33
FUNCION DEL FORMULARIO CRUD EMPLEADO .........................................................................34
FUNCION DEL FORMULARIO BUSQUEDA DE
PLANILLAS ............................................................35
Manejo de Errores......................................................................................................................36
Soporte Técnico
.........................................................................................................................37
Glosario Técnico .........................................................................................................................38
PRESENTACIÒN
La
planilla de
pago es el
documento
en el
que
se
especifican
los
detalles y
aspectos vinculados con
el
sueldo de
la persona.
En ella
aparece
el
sueldo bruto,
las distintas
bonificaciones,
los aportes
que realiza
y las
deducciones que
experimenta según su tipo de
contrato.
El motivo por el cual creamos el sistema
COPAP es porque todas las pequeñas
y medianas empresas necesitan un control
de pagos, esto va más allá de pagar
mensualmente a
sus
empleados,
sino de
llevar un
balance
y control con
el
registro de cada empleado y cada
pago realizado. El objetivo general
de nuestro
sistema es poder generar
y llevar un control
adecuado de cada
empleado y
sus
familias de pago.
COPAP También
poseerá
un
sistema
de CRUD
para los
empleados y
multiempresas para el uso dinámico de
este.
El Programa
debe
Poseer la
Capacidad de
poder hacer una planilla en cualquier
empresa o multiempresa de HONDURAS
funcione dinámicamente al usuario.
Los bonos y deducciones, deben tener la capacidad
de agregarse o quitarse del
sueldo total
dependiendo
de la fecha,
por ejemplo: en
Honduras en
junio y
Diciembre
el
Sueldo se
Duplica
por
cuestiones
de
Temporada,
por lo
que
el
programa debe
tener la capacidad
de agregar
el Sueldo automáticamente,
agregando la
capacidad
de tener
múltiples
restricciones
y
bonificaciones,
incluyendo los Días no trabajados por
empleado.
El Programa posee restricciones que no
permitan a la
empresa
afectar el
sueldo
del empleado de manera injusta como
recibir al menos el sueldo Mínimo.
Nuestro sistema está
diseñado con
una
interfaz
gráfica
amigable para
el usuario,
para bridarle una mejor experiencia
cuando utilicen nuestro sistema.
Este manual
va dirigido
a los
dueños y gerentes de la
empresa, ya
que ellos son
los que
utilizan el
respectivo
sistema
y
necesitan
conocer como
funcionara
el
nuevo programa que
se le
está
brindando y
sea fácil
para ellos
desempeñar
su
trabajo. Los
gerentes
pueden decidir
cuantas
personas
tienen acceso
al sistema.
En el presente manual encontramos el
siguiente contenido:
• Motivo porque fue elaborado.
• Objetivo del desarrollo del mismo.
• A quien está dirigido.
•
Breve descripción de lo que
contiene el sistema desarrollado.
• Entradas y salidas del sistema
(Datos).
• Explicación de cómo se utiliza el
programa.
• Errores que pueden ser generados.
Nuestro sistema
también
cuenta con
una
interfaz
de
introducción
en el
cual
vemos una descripción de las
funciones y
servicios que ofrece
nuestro
sistema,
dicha
interfaz
está
diseñada
para todos
los
clientes
que están
interesados
en
adquirir nuestro sistema y formar parte de la familia de COPAP.
Generalidades del Sistema
La primera versión
del
sistema
COPAP
contara
con
apartados
que
automatizaran
procesos que
con anterioridad eran realizados manualmente
por
los usuarios,
como la
elaboración de
las planillas
de pago
y sus
diversos
componentes o
el registro
de
empleados.
El sistema
podrá
brindarle al
usuario
tener su
propio
espacio remoto
con el
que contará
con
un usuario
y una
contraseña, también
una
plataforma
de trabajo
única en
la que
podrá
realizar
diferentes
gestiones,
generar
planillas de
pago,
agregar
empleados,
acceder
a
los listados
de departamentos de
su empresa, llevar
un control de las
ciudades
en las
cuales su
empresa
tiene
alcance,
entre otras.
Cuenta
con
la
seguridad
que los datos
mostrados
son
únicos
al gestor
que estaría
realizando
el
trabajo.
A pesar
de ser
un sistema
multiempresas, es
decir,
que cualquier empresa lo
puede adquirir. La información de cada
una de las empresas afiliadas a COPAP
cuentan con
su
información
resguardada y
sobre todo
integra y
privada. El
alcance del
sistema es
que
el usuario
utilizando
el mismo, pueda
cumplir
con
todas las
exigencias
requeridas
por la
empresa
y
de
esta
manera
agilizar
los
procesos requeridos por la empresa.
COPAP no cuenta
con el
uso
de
teclas
específicas
o (Shortcuts)
en las
diferentes
pantallas.
Todas las
pantallas y
todo el
funcionamiento
están basado
en botones
que realizan
una acción
y que
se les
mostrara a
continuación
en el
siguiente punto a tratar.
El sistema
no cuenta con
apartado
de ayuda
dentro de
cada
pantalla.
Ya que
cada gestor
cuenta
con
un supervisor que
los ayuda
en caso de
tener
algún
inconveniente.
Botones Generales Usados en el Sistema
En
informática un
botón
es una metáfora común,
utilizada
en interfaces
gráficas con objetivo similar al de un
botón corriente.
En nuestro
sistema
implementamos una
variedad
de
botones con
distintas
funciones, las cuales especificamos a
continuación.
Botón
Descripción y Función
Diseño del Botón
inicio de
sesión
Este botón se
encuentra localizado
en el formulario de
inicio de
sesión
en donde se
le
solicita
al
usuario
ingresar sus
credenciales
correspondientes
para poder
ingresar al sistema.
Galería
Ubicado en
la
pantalla
de
inicio
dentro del
sistema.
Nos
permite
acceder
directamente
a una serie
de infografías que
nos ayudan a
resolver dudas acerca de COPAP
Servicios
Al igual
que
el botón
de
Galería
este también se
encuentra ubicado
en la
pantalla
de inicio
dentro del
sistema, en
la parte
superior.
Nos
dirige directamente a
un
apartado
dentro de la pantalla de inicio en
el
cual podemos
ver la
descripción
de
cada una
de las opciones
que nos
presenta el
menú
lateral de
nuestro
sistema.
Botones de la Galeria de Infografìas
Nombre
Botón
Descripción y Función
Diseño del Boton
Todo
Nos permite
visualizar
todas
las
infografías de la sección
Planillas
Nos muestra
solamente
las
infografías
relacionadas
con las
planillas. Inicialmente lo
observamos
con un
tono gris
y
contiene letras
color
naranja,
al
pasar el
cursor
sobre el
vemos
como el gris
se reemplaza
por un
color naranja
y las
letras se
tornan
blancas.
Empleados
Nos muestra
solamente
las
infografías
relacionadas
con
el
módulo de
empleados.
Inicialmente
lo observamos
con un
tono gris
y contiene
letras
color
naranja, al pasar el cursor sobre
el
vemos como
el gris
se reemplaza
por un color
naranja
y
las letras
se
tornan blancas.
Recuperar
Contraseña
Nos muestra
solamente
las
infografías
relacionadas
con
la
recuperación o
restablecimiento
de
contraseña. Inicialmente
lo
observamos
con un
tono gris
y
contiene letras
color
naranja,
al
pasar el
cursor
sobre el
vemos
como el gris
se reemplaza
por un
color naranja
y las
letras se
tornan
blancas.
Ver
Como su nombre
lo
indica, este
botón nos
permite
visualizar
el
contenido
de
las
infografías.
Para
poder
acceder
a este
botón
únicamente
debemos
pasar
nuestro cursor
sobre la
infografía
que deseamos visualizar.
Botones de los Formularios
Nombre
Botón
Descripción y Función
Diseño del Botòn
Guardar
Como su
nombre
lo indica,
nos
permite guardar
los
registros
ingresados
a
los
formularios
en
caso que
los datos
ingresados
cumplan con
los
diversos
parámetros y
requisitos
que se
solicitan. Lo
podemos
encontrar
ubicado en
la parte
inferior de
los
formularios.
Limpiar
Este botón nos
permite
eliminar los
datos que
hemos
ingresado en
un
formulario antes
de guardar
el
registro. Lo
podemos
encontrar
ubicado en
la parte
inferior de
los
formularios.
Cancelar
Nos permite
cancelar
el
nuevo
registro que estábamos a punto de
guardar. Lo
podemos
encontrar
ubicado en
la parte
inferior de
los
formularios.
Botones de Pantallas de Salida
Nombre
Boton
Funciòn y descripciòn
Diseño Boton
Ver
Como su
nombre
lo indica,
nos
permite visualizar los registros.
Modificar
Este botón
nos permite modificar
un registro
después de
haber
sido
guardado. Cabe
aclarar
que no
todos los
campos se
pueden
modificar.
Los campos
clave no
pueden ser modificados.
Desactivar
Este botón
nos
permite
desactivar
un registro,
no lo
elimina,
solamente lo
archiva
en
una
lista
aparte.
Activar
Nos permite
cambiar el
estado
de
un empleado de inactivo a activo.
PDF
Nos permite
exportar un
registro en
formato PDF,
es una
opción
sumamente útil
cuando
se
necesite
presentar
informes
en físico,
ya no
tienes que
hacerlo
manualmente,
COPAP lo hace por ti.
Exel
Nos permite
exportar
un
registro
a
una hoja de
cálculo
en
Excel.
Es
una herramienta
útil
en caso
de
querer
respaldar
los
registros y
acceder a
ellos sin
tener
conexión
a internet.
Buscar
Nos permite
buscar
dentro
de
los
registros existentes
Filtro
Este filtro
posee
dos
opciones:
Activos
e
Inactivos, al
seleccionar
una de
las dos
opciones
se nos
mostraran los
registros
cuyo
estado equivale
a la
opción
seleccionada.
Ejemplo:
Si
seleccionamos la
opción de Activos,
se nos
mostrara
una lista de registros con todos los
estado cuyo sea
Activo
Ayudas del Sistema
Mientras se
trabaja
con COPAP
en caso
de
presentar
dificultades
técnicas o no
comprender
el
funcionamiento
del
sistema
puede
acceder a los siguientes segmentos para
obtener ayuda:
El presente manual
del usuario:
En este
manual le
proporcionamos todas
las indicaciones
y
descripciones
de la funcionabilidad
del sistema, las
funciones de cada pantalla, de cada segmento y de cada botón.
Galería de
Infografías:
En la galería
de
infografías
puede
encontrar
diversas instrucciones para realizar
procesos básicos del
sistema de
forma detallada, breve y precisa.
En caso
que sus
dificultades
técnicas no
se
resuelvan
con los
recursos anteriormente mencionados puede
contactarse
con
el
departamento de atención al cliente.
Puede acceder
a nuestros
contactos
directamente
desde
nuestra
página publica, seleccione la opción de
contactos, en
ella encontrara
las líneas de
atención al
cliente
y también
un correo
oficial de
COPAP
donde puede enviar sus inquietudes.
Para garantizarle
una
atención
inmediata
ante sus
solicitudes
también le
recomendamos
llamar a
nuestra
línea
de
atención
al
cliente, en
donde un
miembro
del equipo
de soporte
técnico y
atención al cliente le responderá
Requerimientos Técnicos del Sistema
Para adquirir COPAP necesitas contar con los siguientes requerimientos:
1.
Contar con
conexión a
Internet: Al
ser un
sistema
web
o sistema
online es
necesario contar con conexión a internet
para poder acceder
2.
Debes ingresar a
http://copap.hopto.org/
3.
Diríjase a la pestaña de
contactos
4.
Comuníquese
con el
departamento de
soporte técnico
y atención
al
cliente
5.
Ellos le
asignarán
un
usuario
y contraseña las
cuales
se
convertirán
en
sus credenciales de acceso.
6.
Diríjase nuevamente a
http://copap.hopto.org/
7.
Diríjase a la pestaña de
iniciar sesión
8.
Llene el formulario de ingreso
con las credenciales asignadas
9.
Presione el botón de ingresar
10.
Acceda a COPAP y explore los servicios
que le ofrecemos
Pantallas Principales:
Nuestro sistema
cuenta con dos interfaces, una interfaz publica
a la cual pueden
acceder
todos
los
usuarios
de internet, y
otra
interfaz
privada
diseñada
exclusivamente para los usuarios
afiliados a nuestro sistema.
Pantallas De Salida:
Interfaz Publica:
Al ingresar a
COPAP la primera pantalla que visualizara es el Index
o inicio
en el
cual encontrara una descripción de
nuestro sistema, también podrá observar un
menú en la
parte
superior en
el cual
se le
presentan
diversas
opciones que
lo
ayudaran a familiarizarse más con
nuestro sistema.
Index:
Sobre Nosotros:
Aquí encontraremos información del
sistema y sus desarrolladores
Nuestro Sistema y
Nuestros Módulos
Contáctanos:
En esta sección encontraras los contactos para comunicarte con nosotros
Pantalla de entrada
Login:
Este es el
formulario
que los
usuarios
deben llenar
con
las
credenciales
correctas para poder ingresar al sistema
Interfaz para Usuarios Autorizados del
Sistema:
Inicio:
Le damos la
bienvenida
al
sistema
y
presentamos
diversas
opciones que
ayudaran a que se familiarice con COPAP
Descripción de los componentes de Menú lateral:
Galería de Infografías:
Menú lateral:
El menú
lateral
es
constante
en todos
los
segmentos
de
la
interfaz del usuario, en el encontramos
las opciones para realizar diversos
procesos en nuestro sistema
Pantallas de Entrada:
Formularios:
Los formularios
del
sistema
tienen la
misma
estructura,
pero
constan
de
funcionalidades diferentes.
Formulario para la creación de empleados:
Creación de Planilla:
Creación de Nuevo Cargo
Agregar una Ciudad
Creación de Nuevo Departamento:
Pantallas de Salida:
Mostrar Empleados:
Mostrar Cargos:
Mostrar Ciudades:
Mostrar Departamentos:
Pasos para Salir del Sistema:
Nuestro sistema cuenta
con
elementos
constantes
en todas las
paginas
para que
ciertas acciones como
salir del sistema sean
más fáciles para el usuario.
Paso 1: Posiciona
tu cursor
en el icono de
usuario de
la barra
superior
horizontal
del sistema
(No
importa
en
qué pantalla o
en
que segmento
del
sistema
te
encentras, esta barra siempre estará en
el mismo lugar)
Paso 2:
Haz clic
sobre el
icono de
usuario.
Al hacer
esto se
desplegará
un
pequeño menú que te muestra tres
opciones
Paso 3:
Para salir del sistema haga clic sobre
la opción Cerrar Sesión
Paso 4:
Esta acción le mostrara una pantalla de Pregunta y respuesta
la cual le
plantea la siguiente pregunta:
Paso 5:
Presione
el
botón
de Cerrar
Sesión y
esto lo
direccionara
a la
pantalla
del
Login
Uso de la Aplicación:
Diagrama Conceptual General de
Funcionamiento:
FUNCION DEL FORMULARIO INGRESO DE SISTEMA
Nuestro Inicio
de
Sistema comenzara
con la
validación
de
las credenciales
que
el cliente
tiene, la
información que
se
maneja es
importante y
clasificada por
lo
que se
evita
un
futuro problema
con
esto
Esta contara
con
un
cuadro
de
Texto
para el
nombre
de
Usuario y
otro para
la contraseña,
junto
con un botón
que al
accionarse validara
las credenciales
a
través de la
base de
Datos
FUNCION DEL FORMULARIO MENU
Luego de
validar las
credenciales
del
usuario,
este entrara
al
sistema
de Menú
que contara con 4 botones:
•
Información del Usuario/Cerrar Sesión
•
Creación
de Planillas
•
Empleados
•
Historial
de Planillas
FUNCION DEL FORMULARIO DE CREACION DE PLANILLA
La pantalla
de Creación de
Planilla
se anexa junto a
la pantalla
de
menú, tras
usar el botón
de “creación de
planilla”,
esta pantalla
contará
con una
tabla/Grid
que poseerá la
información
necesaria
que cada empleado
tiene,
con esta
pantalla se
podrán eliminar a los
empleados con un estado activo
manualmente.
FUNCION DEL FORMULARIO DE PLANILLA
En este
Formulario
se muestra la
función
del
sistema, que
es mostrar
una
planilla
concreta y
cuadrada,
después
de haber
creado la
Planilla esta
se podrá
exportar
a múltiples tipos de documentos como
archivos PDF y Excel
Luego de esto
la planilla se
guardará
en el
historial de
planillas
para
analizarse
utilizarla si es necesario
FUNCION DEL FORMULARIO CRUD EMPLEADO
Este Formulario
es
uno que
se mantiene en
discusión
con el
equipo,
porque
como estudiantes deseamos
que
nuestro
sistema se
agradable
a la
vista
del
empleado y
aunque este
formulario
facilitaría
el uso
del sistema,
no se
utiliza
porque no se termina de concretar un
diseño para esta parte del sistema.
Este Formulario
contara con
la
capacidad
de buscar
entre todos
los
empleados
activos del
sistema,
haciendo las
tareas
de un
CRUD (Crear,
Leer,
modificar y
eliminar) sin contar la
parte de
eliminar simplemente el
empleado se
desactivará
en caso de que no ejerza un papel dentro
de la empresa
FUNCION DEL FORMULARIO BUSQUEDA DE PLANILLAS
Este Formulario
es
uno que
se mantiene en
discusión
con el
equipo,
porque
como estudiantes deseamos
que
nuestro
sistema se
agradable
a la
vista
del
empleado y
aunque este
formulario
facilitaría
el uso
del sistema,
no se
utiliza
porque no se termina de concretar un diseño para esta parte del
sistema.
Este Formulario
contara
con la
capacidad
de buscar
entre el
historial
de
las
planillas, haciendo las tareas de un
CRUD (Crear, Leer, modificar y
eliminar).
Manejo de Errores
Tipo de error
Descripción de error
Solución
Fechas duplicadas
Cuando se ingresan una
fecha ya existente al
momento de la creación
de planillas.
Sugerirle al usuario un
cambio de la fecha de la
planilla a crear.
Campos en blanco
En las diferentes pantallas
donde el usuario vaya a
ingresar datos en el
sistema hay campos que
son obligatorios y al
momento de no llenarlos
no se almacenaran.
Sugerirle al usuario que
llene el campo vacío por
medio de un mensaje.
Usuario y contraseña
erróneos
Este se genera cuando
una persona ingresa un
usuario y contraseña
incorrecta
El sistema tiene un
apartado de recuperar su
contraseña o usuario en
caso de olvidar alguna de
ellas.
Campos con datos
incorrectos
En caso de que el usuario
ingrese datos incorrectos
dentro de un campo, por
ejemplo, que ingrese
un
número de teléfono que
no sea con los dígitos
iniciales de las compañías
no dejara seguir
guardando.
El sistema le sugerirá al
usuario que ingrese los
números
respectivos de
las empresas telefónicas
de Honduras.
Soporte Técnico
Contacto de desarrolladores
Nombre
Teléfono
Correo
Emerson Fernando
Zapata Rivas
+504 9940-1110
emerson.zapatarivas@gmail.com
Denis Jared García
Maldonado
+504
87854736
denisjared286@gmail.com
Dulce Yaquelin
Chirinos Sánchez
+504
99861858
yaquelinchirinos2018@gmail.com
Diego Ismael Molina
Flores
+504
88038874
dm6223860@gmail.com
Contacto de Administrador de Base de Datos
Nombre
Teléfono
Correo
Onan Aguilera
+504 8994-9308
onanAguilera1@gmail.com
Glosario Técnico
Palabra
Definición
Observación
COPAP
Control de Planillas de Pago
Definición de palabra
Departamento
Área de
servicios
de
la
empresa
Definición de palabra
Botón
En
informática un botón es
una metáfora
común,
utilizada en
interfaces
gráficas con
objetivo
similar
al de un botón corriente.
Definición de palabra
Login
Los usuarios
utilizan
una
interfaz de
usuario
para
acceder a
los
sistemas;
el
proceso
de
identificación es
conocido como identificación
de usuario
o acceso
del
usuario al
sistema
(del
inglés: "login").
Definición de palabra
Formulario
Un
formulario es un
documento, ya
sea físico o
digital,
diseñado
con
el
propósito de
que el usuario
introduzca
datos
estructurados (nombre,
apellidos, dirección,
etc.) en
las zonas
del
documento
destinadas a
ese
propósito,
para ser
almacenados
y
procesados posteriormente.
Definición de palabra
Interfaz
Interfaces de
usuario,
cuando sirven
para
comunicar al
usuario de un
sistema informático
con este
último.
Definición de palabra
Index
Un index o
índice
es
generalmente
un
directorio
en un orden
específico
que
se utiliza
con fines
de
orientación.
Definición de la
palabra
